Så får du ett framgångsrikt fastighetsunderhåll
Med ett proaktivt och regelbundet fastighetsunderhåll sparar du som fastighetsägare både tid och pengar, liksom får en fastighet som ger de boende en högre trivsel. Många lägger dock stora resurser utan att nå sina mål, ofta för underhållen sker som engångsinsatser och inte som en regelbunden, viktig rutin.
Hur ska man då gå tillväga för att få ett framgångsrikt fastighetsunderhåll? Ta del av våra matnyttiga tips nedan, så får du svaret!
1. Utse en ansvarig
Genom att utse en person som ansvarar för fastighetsunderhållet kommer denne att ha full kontroll, vara insatt i alla delar och vara den som ansvarar för beslut som rör just underhåll. Det gör att hen kan prioritera rätt och sköta samordningen på bästa sätt.
OBS! Underhåll är inte samma sak som drift
Att vara ansvarig för underhållsplanering räcker gott, låt någon annan ta hand om driftfrågorna. Driftfrågor är sådant som sker oftare än ett år och kan till exempel vara klagomål från hyresgäster eller mindre ärenden, och dessa hör till fastighetsägaren eller teknikerna att ta hand om.
2. Håll underhållsplanen uppdaterad
Med en underhållsplan som uppdateras regelbundet (minst en gång per år) kan ni hålla nere kostnaderna och vara väl förberedda för kommande utgifter. Hur? En underhållsplan underlättar samordningen av flertalet åtgärder på era fastigheter och kan vid en upphandling ge ett lägre slutpris.
Att förebygga åtgärder innan felet är ett faktum är betydligt lönsammare och är ni ute i god tid med upphandlingar kan även detta ge er bättre priser. Att ha en uppdaterad underhållsplan besparar er också mycket tid, då moment som budgetering, upphandling, prioritering och återkoppling kan minskas betydligt. Här kan ni med fördel föra in projektets delar i detalj, för full kontroll.
Se underhållsplanen som ett levande dokument, där till exempel alla nya projekt, budgetar och investeringar dokumenteras allt eftersom de sker.
3. Dela med er av underhållsplanen till hela organisationen
Det är många som behöver använda era planer för beslutsunderlag och dessa behöver få tillgång till planerna direkt. För att det inte ska bli för många kockar kan många system för underhållsplanering låsas för redigering för alla utom den ansvarige och således bara vara tillgänglig för läsning.
Genom att dela med sig av planerna kan ni också få in viktiga synpunkter.
4. Ta beslut och budgetera nästa års fastighetsunderhåll
Var ute i god tid när ni beslutar nästa budgetår, detta brukar för de flesta innebära oktober – november. Här upprättar ni färdiga förslag på vad ni behöver åtgärda de kommande åren, samt kostnader för dessa. Planera hur ni kan lägga ihop åtgärderna i ett och samma projekt och när var och hur dessa ska genomföras.
För att vara ute i riktigt god tid kan ni mycket väl planera projekt och budget för de kommande 3 eller 5 åren redan nu (tänk stambyten och renoveringar till exempel, som sträcker sig över en längre tid).
5. Planera projekt och upphandling i detalj
Genom en projektering bestämmer ni i detalj vad som ska göras i de olika projekten. Här ska ni kunna svara på hur projekten och åtgärderna ska planeras tidsmässigt och hur de ska lösas tekniskt. Ta hjälp av er underhållsplan, som ju sitter på mycket av informationen ni behöver.
När det är dags för upphandling är det en klar fördel att vara ute i så god tid som möjligt, så att ni får de bästa entreprenörerna, till bäst pris.
6. Genomförande – Ta hjälp av byggprojektledning
Vid genomförande av projekten rekommenderar vi starkt att ni har någon på plats som kan och har tid för byggprojektledning. Denne har koll på alla detaljer, ser till att allt sker i rätt tid på rätt sätt, ansvarar för era kontakter och kan svara på de frågor som dyker upp.
Kom ihåg!
Mata in allt som sker i underhållsplanen, spara alla handlingar och lägg in framtida påminnelser för service och besiktningar etc. Att spara all information underlättar för framtiden och ni får bättre koll på kostnader och relevanta tidsintervaller för liknande projekt.
Det kan låta krångligt, men med en ordentligt genomförd underhållsplan får ni full kontroll och besparas mycket tid och onödiga kostnader. Och ju noggrannare den är, desto enklare blir arbetet framöver.
Vi på Svefab hjälper er gärna med fastighetsunderhåll. Med oss får du en personlig kontakt, som tillsammans med er går igenom fastigheten och stämmer av era behov.